مقدمه
در ادامه سری یادداشت‌های “۳۲۰ نکته قراردادی”، این بار به بررسی روش‌های کاربردی و عمومی در تدوین قراردادها می‌پردازیم. فعالان اقتصادی، تجار و کارفرمایان همواره با چالش‌های مختلفی در مدیریت قراردادها مواجه می‌شوند. از اشتباهات احتمالی در تدوین قرارداد گرفته تا مباحث مربوط به ویرایش و اصلاح قراردادها، هر یک از این موارد نیازمند دقت و دانش خاصی است. در این یادداشت، به بررسی چندین نکته کلیدی در این زمینه می‌پردازیم تا شما را در مدیریت بهتر قراردادها یاری کنیم.
چگونه با اشتباهات در قراردادها برخورد کنیم؟
اشتباهات در قراردادها امری اجتناب‌ناپذیر است. حتی بهترین و باتجربه‌ترین کارشناسان نیز ممکن است اشتباه کنند. اما نکته مهم این است که بدانیم چگونه با این اشتباهات برخورد کنیم.
مراحل پیشنهادی:
- آرامش خود را حفظ کنید: شناسایی اشتباه می‌تواند اضطراب‌آور باشد. ابتدا آرامش خود را حفظ کنید تا بتوانید تصمیمات منطقی بگیرید. زمانی که با احساسات منفی مانند اضطراب و نگرانی روبرو می‌شوید، نمی‌توانید به درستی فکر کنید. بنابراین، ابتدا نفس عمیق بکشید و خود را آرام کنید. سپس به بررسی دقیق مشکل بپردازید و مطمئن شوید که واقعاً اشتباهی رخ داده است.
- اطلاع دادن به مافوق یا تیم: اگر شما یک عضو جوان تیم هستید، سریعاً به مدیر یا رهبر تیم خود اطلاع دهید. پنهان کردن اشتباه تنها وضعیت را بدتر می‌کند. اعضای ارشد تیم به دلیل تجربه بیشتری که دارند، می‌توانند راهنمایی‌های مفیدی ارائه دهند و راه‌حل‌های مناسبی پیشنهاد کنند. اگر به صورت مستقل کار می‌کنید، تأثیر اشتباه و گزینه‌های پیش روی خود را ارزیابی کنید. شفافیت و صداقت در این موارد می‌تواند اعتماد تیم را جلب کرده و باعث شود که به راه‌حل‌های بهتری برسید.
- ارزیابی تاثیر اشتباه و گزینه‌ها: اگر قرارداد هنوز امضا نشده، فرصت دارید که آن را تصحیح کنید. اما اگر قرارداد امضا شده باشد، باید بررسی کنید که آیا اصلاح آن ضروری است و چگونه می‌توان به بهترین نحو ممکن این کار را انجام داد. معرفی تغییرات ممکن است طرف مقابل را ناراحت کند، اما اغلب اوقات این موضوع حل می‌شود. اگر اشتباه در قرارداد امضا شده باشد، باید بررسی کنید که آیا ارزش درخواست اصلاح را دارد یا نه. ممکن است طرف مقابل به دلیل اهمیت رابطه تجاری، با این تغییر موافقت کند. اگر نه، تلاش کنید اشتباه را کاهش داده و سپس به جلو بروید. همچنین باید بررسی کنید که آیا اشتباه تاثیر مهمی بر کل قرارداد دارد یا می‌توان با اصلاحات جزئی آن را برطرف کرد.
استفاده از “باید” یا “خواهد”
یکی از مباحث دائمی در تدوین قراردادها، استفاده از کلمات “باید” و “خواهد” است. بسیاری از وکلا و کارشناسان حقوقی درباره این موضوع اختلاف نظر دارند، اما در عمل، اهمیت زیادی ندارد که کدام یک از این دو کلمه استفاده شود.
نکات کلیدی:
- ثبات در استفاده: مهم است که در قرارداد از یک رویکرد ثابت استفاده شود. استفاده ناهماهنگ از این کلمات می‌تواند به سردرگمی منجر شود. برای جلوگیری از این مشکل، بهتر است که از یک کلمه به طور مداوم در تمام قرارداد استفاده کنید. اگر تصمیم گرفتید از “باید” استفاده کنید، در تمام بخش‌های قرارداد به همین صورت عمل کنید و بالعکس.
- تمرکز بر مسائل مهم‌تر: به جای صرف وقت برای این موضوع، بهتر است بر مسائل مهم‌تری مانند پرداخت‌ها، ضمانت‌ها، حقوق مالکیت معنوی و مسئولیت‌ها تمرکز کنید. احتمال اینکه استفاده از یکی از این کلمات به تنهایی تاثیر زیادی بر قرارداد داشته باشد، بسیار کم است. بنابراین، وقت خود را برای مسائل مهم‌تری صرف کنید که واقعاً بر نتیجه قرارداد تأثیر می‌گذارند. مسائل مهم‌تری مانند شرایط پرداخت، تعهدات طرفین و مواردی که می‌تواند به بروز اختلافات جدی منجر شود، اهمیت بیشتری دارند و باید تمرکز اصلی شما باشند.
چگونه قراردادها را ویرایش نکنیم؟
یکی از مشکلات رایج در ویرایش قراردادها، انجام تغییرات در متن قراردادهای دیگر به صورت تصادفی است. برای جلوگیری از این مشکل، بهتر است تغییرات به صورت یک سند جداگانه با عنوان “اصلاحیه” انجام شود و هر اصلاحیه با شماره ترتیبی مشخص شود.
توصیه‌ها:
- استفاده از اصلاحیه جداگانه: هر تغییر یا اضافه شدن شرایط به قرارداد باید به صورت یک سند جداگانه انجام شود. این سند تنها به اصلاح یا افزودن شرایط جدید می‌پردازد و هیچ چیز دیگری را شامل نمی‌شود. این روش کمک می‌کند که تمامی تغییرات به صورت دقیق و روشن ثبت شوند. به عنوان مثال، اگر نیاز به تغییر شرایط پرداخت دارید، باید یک سند جداگانه تحت عنوان “اصلاحیه شماره ۱” تهیه کنید که فقط به این موضوع بپردازد.
- مشخص کردن شماره ترتیبی اصلاحیه‌ها: این کار کمک می‌کند که تمامی تغییرات و ترتیب آنها به خوبی پیگیری شود. با شماره‌گذاری هر اصلاحیه، می‌توان به راحتی تغییرات انجام شده را دنبال کرد و از هرگونه ابهام جلوگیری کرد. این روش زندگی را برای همه طرفین قرارداد آسان‌تر می‌کند. با داشتن یک سیستم شماره‌گذاری مرتب، می‌توان به سرعت به اصلاحیه‌های قبلی مراجعه کرد و ترتیب و نوع تغییرات را بررسی نمود.
استفاده از نمونه‌های موجود در تدوین قراردادها
بسیاری از وکلا از تکنیک استفاده از نمونه‌های موجود برای تدوین قراردادها استفاده می‌کنند. این روش به دلیل کارایی و صرفه‌جویی در زمان بسیار مفید است، اما نیاز به دقت و ویرایش دقیق دارد.
مراحل پیشنهادی:
- استفاده از نمونه‌های معتبر: استفاده از زبان قراردادهای معتبر و مشابه که در شرایط مشابه استفاده شده‌اند، می‌تواند به تدوین قراردادهای بهتر کمک کند. این نمونه‌ها می‌توانند به عنوان پایه‌ای برای قرارداد جدید استفاده شوند. استفاده از نمونه‌های موفق قبلی می‌تواند به شما در ایجاد یک قرارداد جامع و کامل کمک کند.
- ویرایش و سفارشی‌سازی: پس از استفاده از نمونه‌ها، باید متن را ویرایش کرده و با شرایط خاص قرارداد تطبیق دهید. این شامل اصلاح و بهبود زبان قرارداد، تطبیق شرایط با موقعیت خاص قرارداد و افزودن جزئیات مورد نیاز است. این کار به اطمینان از دقت و صحت قرارداد کمک می‌کند. همیشه باید نمونه‌های استفاده شده را بررسی و اطمینان حاصل کنید که تمامی شرایط و موارد مرتبط با قرارداد جدید به درستی در آن گنجانده شده‌اند. همچنین باید اطمینان حاصل کنید که زبان قرارداد با نیازها و شرایط خاص شما هماهنگ است.
تدوین قراردادها به ترتیب منطقی
قراردادها زمانی که به ترتیب منطقی و متناسب با روند رویدادها تدوین می‌شوند، قابل فهم‌تر هستند. این رویکرد کمک می‌کند که خوانندگان به راحتی مفهوم قرارداد را درک کنند.
نکات کلیدی:
- ترتیب منطقی بخش‌ها: قراردادها باید با ترتیب منطقی مانند تعهدات عمومی، پرداخت‌ها، ضمانت‌ها و مسئولیت‌ها تنظیم شوند. این ترتیب منطقی باعث می‌شود که خواننده به راحتی بتواند روند قرارداد را دنبال کند و از مفاهیم کلیدی آن آگاه شود. به عنوان مثال، ابتدا باید تعهدات طرفین ذکر شود، سپس شرایط پرداخت، بعد ضمانت‌ها و در نهایت مسئولیت‌ها و موارد حقوقی دیگر.
- تدوین جملات به ترتیب رویدادها: هر بخش از قرارداد باید به ترتیب رویدادها و وقایع نوشته شود. به عنوان مثال، در قراردادهای خرید کالا، ابتدا فرآیند خرید، سپس حمل و نقل، تحویل، بازرسی، پرداخت و ضمانت‌ها باید ذکر شوند. این ترتیب کمک می‌کند که قرارداد به طور منطقی و قابل فهم نوشته شود. این رویکرد نه تنها به درک بهتر قرارداد کمک می‌کند، بلکه از بروز اشتباهات و سوءتفاهم‌ها نیز جلوگیری می‌کند. همچنین، این روش باعث می‌شود که در صورت بروز اختلافات، به راحتی بتوان مراحل را دنبال و مشکلات را شناسایی کرد.
تکرار نکردن مفاهیم در قرارداد
تکرار مفاهیم در قراردادها می‌تواند منجر به سردرگمی و مشکلات حقوقی شود. هر مفهوم باید تنها یک بار و به صورت واضح در قرارداد ذکر شود.
توصیه‌ها:
- بیان هر مفهوم یک بار: از بیان مکرر یک مفهوم در بخش‌های مختلف قرارداد خودداری کنید. این کار باعث می‌شود که قرارداد ساده‌تر و قابل فهم‌تر باشد و از سردرگمی جلوگیری شود. به عنوان مثال، اگر شرایط پرداخت در یک بخش از قرارداد ذکر شده است، نیازی به تکرار آن در بخش‌های دیگر نیست.
- وضوح در نوشتار: اطمینان حاصل کنید که هر بخش از قرارداد به صورت واضح و شفاف نوشته شده باشد. این کار به جلوگیری از سوءتفاهم‌ها و اختلافات احتمالی کمک می‌کند. استفاده از زبان ساده و روشن در قراردادها می‌تواند به درک بهتر و جلوگیری از بروز مشکلات کمک کند. همچنین، باید اطمینان حاصل کنید که تمامی مفاهیم و شرایط به طور کامل و دقیق توضیح داده شده‌اند و هیچ نقطه ابهامی باقی نمانده است.
نتیجه‌گیری
مدیریت قراردادها نیازمند دقت، دانش و استفاده از روش‌های صحیح است. با رعایت نکات ذکر شده در این مقاله، می‌توانید از مشکلات احتمالی در قراردادها جلوگیری کرده و قراردادهایی منسجم و موثر تدوین کنید. این اصول نه تنها به کاهش هزینه‌ها و زمان کمک می‌کنند، بلکه روابط تجاری شما را نیز بهبود می‌بخشند. با استفاده از این راهکارها، می‌توانید از قراردادهای خود به بهترین نحو ممکن استفاده کنید و از تبعات منفی احتمالی جلوگیری کنید.
یادداشت هفته آینده
موضوع یادداشت شنبه هفته آینده: قوانین حاکم بر قراردادها. به یادداشت‌های ما در ادامه سری “۳۲۰ نکته قراردادی” توجه کنید تا از نکات حقوقی و عملی در زمینه تدوین و مدیریت قراردادها بهره‌مند شوید.
منبع:
Frederick, L. (2022). Practical Tips on How to Contract: Learn How to Draft and Negotiate from a Former Big Law and Tesla Commercial Contracts Lawyer. How to Contract LLC.
