مقدمه
مذاکرات قراردادها از مهم‌ترین مراحل در هر معامله تجاری است. این فرایند، بستری برای شکل‌گیری تعهدات و حقوق طرفین است و می‌تواند تأثیر مستقیم بر موفقیت یا شکست یک توافق داشته باشد. اما تنها تسلط بر مفاهیم حقوقی کافی نیست. برای موفقیت در مذاکرات، باید به رفتار حرفه‌ای، مدیریت دقیق جزئیات و درک عمیق از اهداف طرفین مسلط بود.
در این یادداشت، به بررسی تمام جنبه‌های حیاتی مذاکرات قراردادها می‌پردازیم. از اولویت‌های مشتری گرفته تا نحوه آماده‌سازی اسناد و استفاده از ابزارهای مختلف برای مدیریت فرآیند مذاکره، تمام جزئیات را با زبانی ساده و شفاف توضیح می‌دهیم.
اولویت‌های مشتری در مذاکرات
مذاکرات نباید صرفاً به جنگی برای کسب امتیازات تبدیل شود. هدف اصلی، ایجاد یک توافق تجاری سودمند برای هر دو طرف است. این موضوع اغلب در میان پیچیدگی‌های مذاکره فراموش می‌شود.
چرا مشتری شما وارد این مذاکره شده است؟
مشتری شما به دنبال پیروزی در تمامی جزئیات قرارداد نیست. هدف اصلی او دستیابی به نتیجه‌ای است که منافع تجاری مشخصی برایش ایجاد کند. اگر شما به‌عنوان نماینده مشتری، تمرکز خود را تنها روی پیروزی در تک‌تک بخش‌های قرارداد قرار دهید، ممکن است فرصت اصلی معامله را از دست بدهید.
تمرکز بر نتیجه نهایی
قرارداد فقط ابزاری برای رسیدن به هدف نهایی است. موفقیت در مذاکرات به این معنا نیست که تمام تغییرات مورد‌نظر شما پذیرفته شود. موفقیت یعنی تنظیم قراردادی که منافع واقعی مشتری را تامین کند.
سبک مذاکرات خود را پیدا کنید
همانطور که هر فردی شخصیت منحصربه‌‌فرد خود را دارد، هر مذاکره‌کننده‌ای نیز باید سبک خاص خود را پیدا کند. این سبک با تجربه و یادگیری به‌دست می‌آید.
سه مرحله در تکامل سبک مذاکره:
- شروع محتاطانه: بسیاری از افراد تازه‌کار از ترس اشتباه، بیش از حد محتاط هستند و نمی‌توانند به خوبی از مواضع خود دفاع کنند.
- تهاجمی شدن: با افزایش تجربه، برخی افراد رویکردی تهاجمی اتخاذ می‌کنند و با روحیه‌ای جنگ‌طلب وارد مذاکرات می‌شوند. اما این روش اغلب باعث کاهش همکاری و ایجاد تنش می‌شود.
- تعادل: بهترین رویکرد، مذاکراتی محترمانه و تعاملی است. با طرف مقابل همانطور رفتار کنید که در یک گفت‌وگوی اجتماعی رفتار می‌کنید: آرام، محترمانه و منطقی.
استفاده از کانال‌های ارتباطی مختلف
در مذاکرات پیچیده، تنها یک کانال ارتباطی کافی نیست. برای حل مسائل خاص و جلوگیری از بن‌بست‌ها، می‌توان از کانال‌های ارتباطی متنوعی استفاده کرد.
مثال‌ها:
- وکلای دو طرف: برای رفع ابهامات حقوقی.
- تیم‌های فنی: برای مشخص‌کردن جزئیات فنی مانند شاخص‌های عملکرد.
- مدیران ارشد: برای حل مسائل کلان تجاری و نهایی‌سازی توافقات.
استفاده هوشمندانه از این کانال‌ها می‌تواند به تسریع روند مذاکره و کاهش تعارضات کمک کند.
چگونه با اطلاعات ناشناخته برخورد کنیم؟
ممکن است طرف مقابل در جریان مذاکره ادعاهایی مطرح کند که شما از صحت آن مطمئن نیستید. در این مواقع، رفتار شما می‌تواند تاثیر زیادی بر نتیجه مذاکره داشته باشد.
رویکرد پیشنهادی:
- پذیرش ندانستن: به جای تظاهر به دانستن، از طرف مقابل بخواهید توضیح بیشتری بدهد.
- طرح سوالات دقیق: درباره جزئیات و دلایل ادعاهای طرف مقابل سوال کنید.
- جمع‌آوری اطلاعات: حتی اگر نمی‌توانید فوراً ادعا را تأیید کنید، می‌توانید دیدگاه طرف مقابل را بهتر درک کنید و از آن برای مذاکره بهتر استفاده کنید.
دستیابی به توافق مطلوب
یادتان باشد که شما نمی‌توانید طرف مقابل را مجبور به پذیرش تغییرات کنید. بهترین راه، ایجاد فضایی برای گفت‌وگو و دستیابی به نقطه‌ای مشترک است.
چگونه این کار را انجام دهیم؟
- رفتار مثبت و آرام: از هرگونه رفتار تهاجمی و توهین‌آمیز خودداری کنید.
- ارزیابی شرایط: اگر به حداکثر امتیاز ممکن رسیده‌اید، باید تصمیم بگیرید: امضا کنید یا از معامله صرف‌نظر کنید.
درخواست تغییرات در قرارداد
وقتی به دنبال تغییر در شرایط یک قرارداد هستید، نحوه درخواست شما اهمیت زیادی دارد. یک درخواست عجولانه یا تند می‌تواند طرف مقابل را در موضع دفاعی قرار دهد و احتمال پذیرش تغییرات را کاهش دهد.
رویکرد مؤثر:
- زمان بدهید: به طرف مقابل فرصت دهید که با درخواست شما سازگار شود.
- دلایل منطقی ارائه دهید: توضیح دهید که چرا این تغییر به نفع هر دو طرف است.
- ابتدا پیشنهاد دهید: به جای اصرار بر تغییر، از طرف مقابل بخواهید نظرات خود را مطرح کند.
حذف اطلاعات اضافی از اسناد
قبل از ارسال یک سند به طرف مقابل، مطمئن شوید که اطلاعات اضافی یا متادیتاهای ناخواسته و تاریخچه تغییرات را حذف کرده‌اید. این اطلاعات می‌تواند مشکلاتی جدی ایجاد کند.
مراحل کلیدی:
- از قابلیت “Inspect Document” در نرم‌افزار Word برای حذف تغییرات قبلی، نظرات، نام نویسنده، تاریخچه ویرایش‌ها، و اطلاعات شخصی استفاده کنید.
- تمامی متادیتاها و اطلاعات پنهان را حذف کنید.
- سند را بازبینی نهایی کنید.
تبادل نسخه‌های اصلاح‌شده قرارداد
همیشه نسخه‌های اصلاح‌شده قراردادها را خودتان بررسی کنید. به نسخه‌های ارسالی از سوی طرف مقابل اکتفا نکنید، چرا‌که ممکن است تغییراتی بدون اطلاع شما اعمال شده باشد.
استفاده از عبارات تلاش در مذاکرات
عباراتی مانند “تلاش معقول” یا “تلاش” می‌توانند ابزاری قدرتمند برای کاهش تعهدات و رسیدن به توافق باشند. این عبارات، نوعی تعادل ایجاد می‌کنند که هم به نفع خریدار است و هم فروشنده.
چگونه در شرایط کمبود قدرت چانه‌زنی مذاکره کنیم؟
گاهی در مواجهه با شرکت‌های بزرگ، احساس می‌کنید قدرت چانه‌زنی ندارید. اما همیشه راهی برای مذاکره وجود دارد.
استراتژی‌ها:
- امید خود را از دست ندهید: ممکن است بیشتر از آنچه فکر می‌کنید قدرت داشته باشید.
- رفتار دوستانه داشته باشید: مهربانی می‌تواند در تصمیم‌گیری طرف مقابل تأثیر مثبت داشته باشد.
- روی مسائل کلیدی تمرکز کنید: درخواست تغییرات گسترده، شانس موفقیت را کاهش می‌دهد.
نتیجه‌گیری
مذاکرات قراردادها فراتر از یک گفت‌وگوی حقوقی است. این فرایند نیازمند ترکیبی از مهارت‌های حرفه‌ای، درک عمیق از اهداف طرفین و استفاده از ابزارهای مناسب است. با رعایت اصول ذکر شده در این یادداشت، می‌توانید قراردادهایی تنظیم کنید که منافع شما را حفظ کرده و روابط تجاری مستحکمی ایجاد کند.
منبع:
Frederick, L. (2022). Practical Tips on How to Contract: Learn How to Draft and Negotiate from a Former Big Law and Tesla Commercial Contracts Lawyer. How to Contract LLC.
